Sổ cái chung là gì?

Tổng hợp ý chính cần nhớ

• Sổ cái chung là nền tảng của hệ thống ghi sổ kép (còn được gọi là hệ thống kế toán kép hoặc hệ thống bút toán kép) của một công ty.
• Tài khoản sổ cái chung bao gồm tất cả dữ liệu giao dịch cần thiết để làm báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.
• Các giao dịch trên sổ cái chung là tổng hợp của các giao dịch được thực hiện dưới dạng các bút toán trên tài khoản sổ cái phụ (sub-ledger accounts).
• Bảng cân đối thử là một báo cáo liệt kê mọi tài khoản sổ cái và số dư của tài khoản đó, giúp kiểm tra các điều chỉnh và xác định lỗi dễ dàng hơn.

Cách thức hoạt động của sổ cái chung

Sổ cái chung là nền tảng của một hệ thống được nhân viên kế toán sử dụng để lưu trữ và tổ chức dữ liệu tài chính dùng trong việc lập báo cáo tài chính của công ty. Các giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ riêng lẻ, như được xác định trong kế toán đồ của công ty (Chart Of Accounts – COA).

Các giao dịch sau đó được khóa sổ hoặc được tổng hợp vào sổ cái chung và nhân viên kế toán lập một bảng cân đối thử, đóng vai trò như một báo cáo về số dư của từng tài khoản sổ cái. Bảng cân đối được kiểm lỗi và điều chỉnh bằng việc đăng thêm các bút toán cần thiết, bảng cân đối thử đã qua điều chỉnh được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Cách thức hoạt động của sổ cái chung với kế toán kép

Sổ cái chung được dùng bởi các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán kép, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái phụ và mỗi bút toán có ít nhất một giao dịch ghi nợ và một giao dịch ghi có. Các giao dịch ghi sổ kép, được gọi là “journal entry” ( bút toán), được đăng trong hai cột, với bút toán ghi nợ ở bên trái và bút toán ghi có ở bên phải, và tổng tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có phải cân bằng.

Phương trình kế toán, làm cơ sở cho bút toán kép, như sau:

Tài sản – Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu của cổ đông

Bảng cân đối kế toán tuân theo định dạng này và hiển thị thông tin ở mức độ tài khoản chi tiết. Ví dụ, bảng cân đối kế toán hiển thị một số tài khoản tài sản, bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu, trong phần tài sản ngắn hạn.

Phương pháp bút toán kép trong kế toán hoạt động dựa trên yêu cầu của phương trình kế toán rằng các giao dịch được đăng lên các tài khoản ở bên trái dấu bằng trong công thức phải bằng tổng các giao dịch được đăng lên tài khoản (hoặc các tài khoản) ở bên phải. Ngay cả khi phương trình được trình bày khác nhau (chẳng hạn như Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông), quy tắc cân đối kế toán luôn được áp dụng.

Sổ Cái Chung thể hiện điều gì?

Các chi tiết giao dịch trong sổ cái chung được tổng hợp và tóm tắt ở nhiều cấp độ khác nhau để lập ra bảng cân đối thử, báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và nhiều báo cáo tài chính khác. Điều này giúp nhân viên kế toán, ban quản lý công ty, các nhà phân tích, nhà đầu tư và các bên liên quan khác đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty một cách liên tục.

Khi chi phí tăng đột biến trong một khoảng thời gian nhất định hoặc một công ty ghi lại các giao dịch khác ảnh hưởng đến doanh thu, thu nhập ròng hoặc các chỉ số tài chính quan trọng khác, thì dữ liệu báo cáo tài chính thường không vẽ nên toàn bộ bức tranh tài chính. Trong trường hợp xảy ra một số loại sai sót kế toán, cần phải quay lại sổ cái chung và tìm hiểu chi tiết của từng giao dịch đã ghi để xác định vấn đề. Đôi khi, điều này có thể liên quan đến việc xem xét hàng chục bút toán, nhưng đây là điều bắt buộc để duy trì các báo cáo tài chính không sai sót và đáng tin cậy của công ty.

Ví dụ về giao dịch trên bảng cân đối kế toán

Ví dụ: nếu một công ty nhận được khoản thanh toán từ khách hàng cho một hóa đơn 200 USD, thì nhân viên kế toán công ty sẽ tăng tài khoản tiền mặt với khoản ghi nợ 200 USD và hoàn thành bút toán ghi có hoặc giảm 200 USD cho các khoản phải thu. Số tiền ghi nợ và ghi có được đăng phải bằng nhau.

Trong trường hợp này, một tài khoản tài sản (tiền mặt) tăng 200 USD, trong khi một tài khoản tài sản khác (khoản phải thu) giảm 200 USD. Kết quả ròng là việc tăng và giảm chỉ ảnh hưởng đến một phía của phương trình kế toán. Do đó, phương trình vẫn ở trạng thái cân bằng.

Ví dụ về giao dịch báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập tuân theo công thức riêng, hoạt động như sau. Khi một công ty nhận được thanh toán từ khách hàng cho việc bán một sản phẩm, số tiền đó sẽ được tính vào doanh thu thuần (net sale) cùng với các khoản thu từ các lần bán và lợi nhuận khác. Giá vốn hàng bán (cost of sale) được trừ vào số tiền đó để cho ra lợi nhuận gộp (gross profit) cho kỳ báo cáo.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng sẽ tính đến các chi phí khác, chẳng hạn như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, khấu hao, lãi vay và thuế thu nhập. Sự chênh lệch giữa các dòng tiền vào và ra là thu nhập ròng của công ty trong kỳ báo cáo.