Какво представлява главната книга?

КЛЮЧОВИ ИЗВОДИ

• Главната книга е в основата на системата за двойно записване на счетоводството на дадена компания.
• Сметките в главната книга обхващат всички данни за операциите, необходими за изготвянето на отчета за приходите и разходите, счетоводния баланс и други финансови отчети.
• Операциите в главната книга са обобщение на операциите, извършени като записи в дневниците на сметките от подгрупата на главната книга.
• Оборотната ведомост е отчет, в който са посочени всяка сметка от главната книга и нейното салдо, което улеснява проверката на корекциите и откриването на грешките.

Как функционира главната книга

Главната книга е основата на система, която счетоводителите използват за съхраняване и организиране на финансови данни, а след това с нейна помощ изготвят финансовите отчети на фирмата. Операциите се осчетоводяват по отделните сметки на главната книга, както е определено в сметкоплана на фирмата.

След това транзакциите се приключват или обобщават в главната книга, а счетоводителят изготвя ведомостта, която служи като отчет за състоянието на всяка счетоводна сметка. Отчетната ведомост се проверява за грешки и се коригира чрез осчетоводяване на необходимите допълнителни записи, след което коригираната ведомост се използва за изготвяне на финансовите отчети.

Как функционира главната книга при двойно счетоводно записване

Главната книга се използва от предприятия, които прилагат метода на двойното счетоводство, което означава, че всяка финансова операция засяга поне две подсметки в главната книга и всяко вписване има поне една дебитна и една кредитна операция. Операциите в двустранното счетоводство, наречени „записи в дневника“, се осчетоводяват в две колони, като дебитните записи са вляво, а кредитните – вдясно, и общата сума на всички дебитни и кредитни записи трябва да бъде балансирана.

Счетоводното уравнение е в основата на двойното счетоводство и представлява следното:

Активи-Пасиви=Капитал на акционерите

Балансът следва тази формула и показва информация на ниво аналитична сметка. Например в раздела за краткосрочни активи на баланса са показани няколко сметки за активи, включително парични средства и вземания.

Методът на двойното счетоводство се основава на изискването на счетоводното уравнение, според което операциите, осчетоводени по сметките в ляво от знака за равенство във формулата, трябва да са равни на общата сума на операциите, осчетоводени по сметката (или сметките) вдясно. Дори ако уравнението е представено по различен начин (например Активи = Пасиви + Собствен капитал), винаги се прилага правилото за балансиране.

Какво показва главната книга?

Данните за транзакциите, съдържащи се в главната книга, се събират и обобщават на различни нива, за да се изготвят оборотна ведомост, отчет за приходите и разходите, счетоводен баланс, отчет за паричните потоци и много други финансови отчети. Това помага на ръководството на компанията, счетоводителите, инвеститорите, анализаторите и други заинтересовани страни да оценяват непрекъснато резултатите на компанията.

Когато разходите нараснат през даден период или компанията регистрира други транзакции, които оказват влияние върху приходите, нетните доходи или други важни финансови показатели, данните от финансовия отчет често не разказват цялата история. В случай на някои видове счетоводни грешки е необходимо да се върнем към главната книга и да се задълбочим в детайлите на всяка записана операция, за да открием проблема. Понякога това може да включва преглед на десетки записи в дневника, но е наложително да се поддържат надеждни финансови отчети на компанията без грешки и с висока степен на достоверност.

Пример за балансова транзакция

Например, ако дадена компания получи плащане от клиент за фактура за 200 лв., счетоводителят на компанията увеличава сметката за парични средства с 200 лв. по дебита и завършва записа с кредитиране или намаляване на вземанията с 200 лв. Осчетоводените суми по дебита и кредита са равни.

В този случай една активна сметка (парични средства) е увеличена с 200 лв., докато друга активна сметка (вземания) е намалена с 200 лв. Нетният резултат е, че както увеличението, така и намалението засягат само едната страна на счетоводното уравнение. По този начин уравнението остава балансирано.